Przewodnik po VAT UE dla freelancerów — stawki, zasady i wskazówki dotyczące fakturowania
Przepisy dotyczące podatku VAT (podatku od wartości dodanej) w UE mogą być złożone. Faktura pomaga w automatycznym obliczaniu podatku VAT na podstawie lokalizacji Twojego klienta, obsłudze odwrotnego obciążenia w przypadku usług B2B wewnątrz UE i umieszczaniu prawidłowych wzmianek prawnych na fakturach.
Nasza dokumentacja zawiera stawki VAT dla wszystkich 27 krajów UE, zasady odwrotnego obciążenia i interaktywny kalkulator.
Stawki VAT w UE według kraju
Stawki VAT znacznie różnią się między krajami UE i Wielką Brytanią. Tabela pokazuje stawkę podstawową, stawki obniżone i najważniejsze lokalne zasady dla wszystkich 27 państw członkowskich oraz Wielkiej Brytanii, według stanu na 2026 rok. Traktuj ją jako punkt wyjścia: stawki się zmieniają, a niektóre towary i usługi mają własne stawki, dlatego zawsze potwierdzaj je z księgowym lub urzędem skarbowym.
Co musi zawierać prawidłowa faktura VAT w UE?
Dyrektywa VAT (dyrektywa Rady 2006/112/WE, art. 226) wymienia dane, które musi zawierać pełna faktura. Jeśli którejś brakuje, Twój klient może nie odliczyć VAT, a faktura może zostać zakwestionowana podczas kontroli. Invoicey ma osobne pole na każdą z nich, więc przed wysłaniem od razu widzisz, czy czegoś nie brakuje.
- 1Kolejny numer faktury — unikalny i nigdy nieużywany ponownie
- 2Data faktury (data wystawienia)
- 3Data dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest inna
- 4Twoja pełna nazwa i adres
- 5Twój numer VAT (NIP), jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT
- 6Pełna nazwa i adres klienta
- 7Numer VAT UE klienta przy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży B2B z odwrotnym obciążeniem
- 8Opis towarów lub usług oraz ich ilość
- 9Kwota netto, stawka i kwota VAT dla każdej zastosowanej stawki
- 10Kwota do zapłaty oraz — w razie potrzeby — adnotacja o zwolnieniu lub odwrotnym obciążeniu
Odwrotne obciążenie VAT — wyjaśnienie
Gdy świadczysz usługi na rzecz firmy zarejestrowanej do VAT w innym kraju UE, zwykle nie doliczasz VAT na fakturze. Podatek rozlicza nabywca w swoim kraju — to mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). Dotyczy on większości transgranicznych usług B2B zgodnie z ogólną zasadą miejsca świadczenia (art. 44 dyrektywy VAT).
Faktura nadal pokazuje kwotę netto, wiersz VAT 0% i wyraźną adnotację, np. „Odwrotne obciążenie — podatek rozlicza nabywca (art. 196 dyrektywy 2006/112/WE)”. Muszą się na niej znaleźć Twój numer VAT i numer VAT klienta. Nabywca rozlicza potem VAT według stawki swojego kraju, więc jego koszt netto jest zwykle taki sam jak przy zakupie krajowym.
W Invoicey wybierasz kraj klienta i wpisujesz jego numer VAT, ustawiasz stawkę 0% i dodajesz adnotację o odwrotnym obciążeniu. Wcześniej sprawdź numer klienta w bezpłatnej usłudze VIES Komisji Europejskiej — faktura z odwrotnym obciążeniem wystawiona na nieważny numer może sprawić, że to Ty będziesz musiał zapłacić VAT.
Szczególne zasady: Francja, Niemcy i Holandia
Francja
Mikroprzedsiębiorcy (auto-entrepreneurs), których obroty nie przekraczają progów „franchise en base de TVA” (w 2025 r.: 37 500 € dla usług i 85 000 € dla sprzedaży towarów), nie naliczają VAT. Każda faktura musi wtedy zawierać zdanie „TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.
Francuskie faktury firmowe muszą też zawierać numer SIREN (9 cyfr) lub SIRET (14 cyfr). Zapisz go raz w profilu firmy w Invoicey, a pojawi się na każdej fakturze. Od września 2026 r. francuskie firmy stopniowo muszą odbierać (a później wystawiać) e-faktury.
Niemcy
W ramach zasady Kleinunternehmer (§19 UStG) firmy, których obroty w poprzednim roku nie przekroczyły 25 000 €, a w bieżącym nie przekroczą 100 000 €, nie naliczają Umsatzsteuer. Na fakturach powinna znaleźć się adnotacja, np. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Niemieckie firmy będące podatnikami VAT stosują 19% dla większości towarów i usług oraz 7% m.in. dla wielu artykułów spożywczych i książek. Od 2025 r. firmy w Niemczech muszą móc odbierać ustrukturyzowane e-faktury w B2B, a obowiązek ich wystawiania wchodzi stopniowo od 2027 r.
Holandia
KOR (kleineondernemersregeling) pozwala holenderskim firmom z rocznymi obrotami poniżej 20 000 € nie naliczać BTW. Korzystając z KOR, nie wykazujesz BTW na fakturach i zaznaczasz, że stosujesz zwolnienie dla małych przedsiębiorców.
Przy usługach B2B dla firm z innych krajów UE holenderscy freelancerzy stosują odwrotne obciążenie z adnotacją „BTW verlegd”. Stawka podstawowa wynosi 21%, a obniżona stawka 9% dotyczy m.in. żywności.
Najczęstsze pytania o VAT
Czy po Brexicie muszę naliczać VAT klientom z Wielkiej Brytanii?
Dla freelancera z UE świadczącego usługi na rzecz brytyjskiej firmy Wielka Brytania jest teraz krajem trzecim: usługi B2B zwykle nie podlegają unijnemu VAT. Wystawiasz więc fakturę bez VAT z adnotacją, że usługa nie podlega opodatkowaniu w kraju (lub podlega odwrotnemu obciążeniu w UK). Sprzedaż na rzecz brytyjskich konsumentów rządzi się innymi zasadami. Sprawdź wytyczne swojego kraju, bo wymagane adnotacje się różnią.
Czym jest procedura OSS (One Stop Shop)?
OSS pozwala firmie z UE rozliczać VAT od sprzedaży konsumentom z innych krajów UE w jednej kwartalnej deklaracji we własnym kraju, zamiast rejestrować się w każdym z nich. Ma to znaczenie głównie przy sprzedaży online usług cyfrowych lub towarów osobom prywatnym w całej UE powyżej unijnego progu 10 000 €.
Jestem freelancerem — czy muszę zarejestrować się do VAT?
W Polsce zwolnienie podmiotowe przysługuje zwykle do 200 000 zł obrotu rocznie, choć niektóre usługi (np. doradcze i prawnicze) wymagają rejestracji od pierwszej złotówki. W innych krajach rejestracja jest obowiązkowa powyżej krajowego progu (np. 37 500 € dla usług we Francji lub 25 000 € w Niemczech). Zasady bardzo się różnią — skonsultuj się z księgowym.
Czy mogę wystawić fakturę bez VAT?
Tak, gdy ma zastosowanie zwolnienie ustawowe — np. zwolnienie podmiotowe dla małych firm, wewnątrzwspólnotowe odwrotne obciążenie B2B lub niektóre usługi zwolnione, jak część usług medycznych czy edukacyjnych. Faktura musi wtedy wskazywać, dlaczego VAT nie został naliczony, z powołaniem na odpowiedni przepis.
Invoicey zajmuje się obliczeniami — kwotą netto, VAT dla każdej stawki i sumami — i trzyma obowiązkowe dane w jednym miejscu, dzięki czemu szybciej przygotujesz poprawną fakturę. Nie zastępuje profesjonalnej porady: zawsze potwierdzaj zasady obowiązujące w danym kraju z księgowym lub urzędem skarbowym.
Zobacz pełny przewodnik dotyczący podatku VAT →Gotowy, aby wystawić fakturę z prawidłowym VAT w UE?
Generator faktur z VAT UE w Invoicey pozwala dodać numery VAT, wybrać właściwą stawkę dla każdej pozycji i dodać adnotację o odwrotnym obciążeniu — bez ręcznego formatowania i z kontrolą przed wysłaniem.
Wypróbuj generator faktur z VAT UE →